Guide · Conformité
Esthéticienne indépendante : le guide clair de la conformité
Factures, caisse, archives, données de santé, consentement, acomptes… On vous dit ce qui est obligatoire, ce qui ne l'est pas, et d'où vient la règle. Sans jargon, et sans vous faire peur pour rien.
L'essentiel en 30 secondes
- En franchise de TVA, chaque facture porte la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
- Pas de caisse certifiée obligatoire tant que vous ne facturez pas la TVA.
- Factures et pièces comptables : 10 ans de conservation.
- Allergies et contre-indications sont des données de santé : consentement explicite et accès protégé.
- Une somme versée d'avance est des arrhes, sauf si vous annoncez clairement un acompte.
Sujet 1
Factures et franchise de TVA
En franchise en base, vous ne facturez pas de TVA et vous ne la récupérez pas sur vos achats. Vos prix sont donc des prix nets. La contrepartie : une mention obligatoire sur chaque facture.
Vos factures comportent notamment un numéro unique suivant une séquence chronologique et continue, leur date d'émission, votre nom accompagné de « Entrepreneur individuel » ou « EI », votre adresse et votre numéro d'identification, ainsi que l'identification de la cliente selon les règles applicables. Indiquez aussi la date de la prestation si elle diffère de celle de la facture, le détail et la quantité des prestations ou produits, les prix unitaires et les totaux. En franchise en base, ajoutez « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Des mentions supplémentaires s'appliquent lorsque votre cliente est une professionnelle (CGI, annexe II, art. 242 nonies A ; Code de commerce, art. R. 526-27 et L. 441-9).
Les seuils de la franchise évoluent régulièrement : vérifiez toujours les montants en vigueur sur le site officiel de l'administration (voir les sources).
Ce que dit le texte
Article 293 B du CGI pour la franchise ; CGI, annexe II, art. 242 nonies A ; Code de commerce, art. R. 526-27 et L. 441-9 : numéro unique suivant une séquence chronologique et continue, date d'émission, identité des parties, désignation, quantités, prix unitaires, totaux.
Dans EsthéSolo
- Mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sur toutes les factures et tous les tickets.
- Montants affichés nets, sans colonnes de TVA.
- Numérotation continue, attribuée au moment du paiement : aucun trou.
- Suivi du seuil de franchise avec alerte.
Sujet 2
Caisse : obligatoire ou pas ?
Bonne nouvelle : en franchise de TVA, la loi ne vous impose pas de caisse certifiée. Si vous devenez redevable de la TVA et utilisez un logiciel ou système de caisse pour enregistrer les règlements de clientes particulières, vous devez respecter les obligations de conformité correspondantes. Le passage à la TVA n'impose pas, à lui seul, l'achat d'un logiciel de caisse.
Ce qui reste obligatoire : tenir un livre des recettes à jour (article L123-28 du Code de commerce) et pouvoir justifier chaque encaissement.
Ce que dit le texte
CGI, art. 286, I-3° bis ; BOI-TVA-DECLA-30-10-30 : si vous devenez redevable de la TVA et utilisez un logiciel ou système de caisse pour enregistrer les règlements de clientes particulières, vous devez respecter les obligations de conformité correspondantes. Les entreprises en franchise en base de TVA sont expressément exclues. Le passage à la TVA n'impose pas, à lui seul, l'achat d'un logiciel de caisse.
Dans EsthéSolo
- Chaque encaissement validé est horodaté et ne peut plus être modifié.
- Une erreur se corrige par un ticket d'annulation, jamais par effacement.
- Clôture journalière (Ticket Z) et contrôle d'intégrité régulier.
- EsthéSolo ne revendique pas de certification NF525 : elle n'est pas exigée en franchise de TVA.
Sujet 3
Archives, fichier comptable et banque
En micro-entreprise, aucun texte n'impose un « état de rapprochement bancaire ». C'est une bonne habitude pour repérer un oubli ou un chèque non encaissé.
Au réel simplifié, vos comptes annuels doivent être réguliers et sincères (art. L123-12 et suivants du Code de commerce). En pratique, votre comptable vous demandera de justifier le solde de la banque au 31 décembre : le rapprochement sert à ça.
Ce que dit le texte
Conservation des pièces comptables pendant 10 ans (art. L123-22 du Code de commerce). Fichier des écritures comptables à fournir en cas de contrôle quand la comptabilité est tenue sur informatique (art. L47 A du LPF). Compte bancaire dédié obligatoire pour la micro-entreprise dont le chiffre d'affaires dépasse 10 000 € deux années civiles de suite (art. L613-10 du Code de la sécurité sociale).
Dans EsthéSolo
- Export complet de vos données en un fichier tableur, à tout moment.
- Fichier des écritures comptables (FEC) au format officiel.
- Import des relevés de toutes les banques et rapprochement guidé.
- PDF de l'état de rapprochement pour votre comptable.
Sujet 4
Données des clientes et données de santé
Allergies, grossesse, traitements ou contre-indications sont des données de santé. On ne les collecte qu'avec l'accord explicite de la cliente, et seulement si elles sont utiles à la sécurité du soin.
Une cliente peut demander l'effacement de ses données. Attention : les factures, elles, doivent être gardées 10 ans. Les deux règles se concilient en retirant le nom de la cliente des documents conservés.
Ce que dit le texte
RGPD : principe de minimisation et durée de conservation limitée (art. 5), régime protecteur des données de santé (art. 9), droit à l'effacement (art. 17), droit à la portabilité (art. 20), obligation de sécurité (art. 32). La CNIL recommande de ne pas conserver les données d'une cliente au-delà de 3 ans après le dernier contact.
Dans EsthéSolo
- Chaque institut ne voit que ses propres clientes.
- Journal des consultations des informations de santé, non modifiable.
- Liste des fiches inactives depuis plus de 3 ans : c'est vous qui décidez.
- Effacement d'une cliente en un clic, factures conservées sans son nom.
Sujet 5
Fiche de consentement avant-soin
Aucun texte n'impose une fiche de consentement pour tous les soins esthétiques. Mais en cas de réaction ou de litige, c'est votre meilleure preuve que la cliente a été informée et a déclaré ses contre-indications. Votre assurance peut l'exiger pour certains soins.
Faites relire vos questionnaires par votre assureur : il connaît les exigences propres à votre contrat.
Ce que dit le texte
L'écrit électronique a la même valeur que l'écrit papier si la personne est identifiée et que le document reste intact (art. 1366 et 1367 du Code civil). Délai de prescription de droit commun : 5 ans (art. 2224 du Code civil).
Dans EsthéSolo
- Questionnaire Oui/Non selon le soin, avec alerte en cas de contre-indication.
- Signature au doigt sur téléphone ou tablette, date et heure enregistrées.
- PDF téléchargeable ; une fiche signée ne peut plus être modifiée.
Sujet 6
Arrhes, acomptes et rétractation
Arrhes : la cliente qui annule les perd, la professionnelle qui annule rembourse le double. Acompte : les deux parties sont engagées fermement. Le mot choisi a donc des conséquences.
Le plus sûr : afficher vos conditions d'annulation avant la réservation, en indiquant clairement s'il s'agit d'arrhes ou d'un acompte.
Ce que dit le texte
Sauf stipulation contraire, les sommes versées d'avance sont des arrhes (art. L214-1 du Code de la consommation). Le droit de rétractation de 14 jours ne s'applique pas aux prestations de loisirs fournies à une date déterminée (art. L221-28 12°) ; son application aux soins esthétiques réservés en ligne fait débat : précisez vos conditions par écrit.
Dans EsthéSolo
- Montant de l'acompte calculé par le serveur, pas par le navigateur.
- Paiement vérifié chez votre prestataire avant d'être inscrit en caisse.
- Créneau libéré automatiquement si le paiement n'arrive pas.
Questions fréquentes
En franchise de TVA, dois-je avoir une caisse certifiée ?
Non. L'obligation de logiciel de caisse certifié (article 286, I-3° bis du CGI) exclut expressément les entreprises en franchise en base de TVA. Si vous devenez redevable de la TVA et utilisez un logiciel ou système de caisse pour enregistrer les règlements de clientes particulières, vous devez respecter les obligations de conformité correspondantes. Le passage à la TVA n'impose pas, à lui seul, l'achat d'un logiciel de caisse. Références : CGI, art. 286, I-3° bis ; BOI-TVA-DECLA-30-10-30.
Combien de temps garder mes factures ?
Les pièces justificatives comptables sont à conserver pendant dix ans au titre des obligations comptables applicables (article L. 123-22 du Code de commerce). Sur le plan fiscal, l'article L. 102 B du LPF prévoit une conservation de six ans. Ce délai ne doit pas être confondu avec le délai de reprise : en matière d'impôt sur le revenu et de TVA, celui-ci expire en principe à la fin de la troisième année suivant celle concernée, avec des exceptions et prolongations prévues par la loi. Références : Code de commerce, art. L. 123-22 ; LPF, art. L. 102 B, L. 169 et L. 176.
Les allergies de mes clientes sont-elles des données de santé ?
Oui. Allergies, contre-indications, grossesse ou traitements sont des données de santé au sens de l'article 9 du RGPD. Leur collecte suppose le consentement explicite de la cliente et doit se limiter à ce qui est utile à la sécurité du soin.
Un acompte versé en ligne est-il remboursable ?
Tout dépend de ce qui a été annoncé. Sans précision contraire, une somme versée d'avance est juridiquement des arrhes (article L214-1 du Code de la consommation) : la cliente qui annule la perd, la professionnelle qui annule rembourse le double.
Sources
- Code général des impôts : art. 293 B (franchise en base), art. 286 I-3° bis (caisse), art. 1770 duodecies (amende), art. 242 nonies A de l'annexe II (mentions des factures)
- Code de commerce : art. L441-9 (factures), L123-12 et L123-22 (comptabilité et conservation 10 ans), L123-28 (livre des recettes)
- Livre des procédures fiscales : art. L47 A (fichier des écritures comptables), L102 B (conservation des pièces), L169 et L176 (délai de reprise)
- Code de la sécurité sociale : art. L613-10 (compte bancaire dédié du micro-entrepreneur)
- Code de la consommation : art. L214-1 (arrhes), L221-28 12° (exception au droit de rétractation)
- Code civil : art. 1366 et 1367 (écrit et signature électroniques), art. 2224 (prescription de 5 ans)
- RGPD : art. 5, 9, 17, 20 et 32 — texte et fiches pratiques de la CNIL
- Doctrine fiscale officielle (BOFiP) sur les logiciels de caisse : BOI-TVA-DECLA-30-10-30
- Franchise en base de TVA : fiche officielle pour les entreprises
Ce guide présente les règles générales applicables en France à la date de sa mise à jour (octobre 2026). Il ne remplace pas le conseil d'un expert-comptable, d'un avocat ou de votre assureur. Les textes évoluent : vérifiez toujours la version en vigueur sur Légifrance.
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